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PDF se creó como un formato que podía ofrecer interoperabilidad a través de diferentes software, ordenadores y plataformas. PDF/A amplia la idea en el tiempo: asegura que los documentos PDF seguirán pudiéndose abrir en el futuro.

PDF/A es un formato PDF destinado al archivado, a la conservación a largo plazo y al intercambio de documentos electrónicos. La aspecto visual de los documentos electrónicos se mantiene en el tiempo, independientemente de las herramientas y sistemas que se hayan utilizado para su producción, almacenamiento y reproducción. Las fuentes de documentos pueden ser de papel, correos electrónicos, documentos PDF «normales», páginas web y muchos más. PDF/A realiza una captura digital instantánea y fiable de cualquier documento que sigue permitiendo realizar búsquedas y sigue siendo plenamente procesable para:

• La gestión de documentos
• Los flujos de trabajo automatizados
• La gestión de registros legales
• El archivado de correo: papel, fax o correo electrónico
• El archivado de documentos, migración de archivos (sede electrónica, documentos legales, etc.)

Debido a su capacidad de ofrecer una representación uniforme y estable de los documentos a través del tiempo y en todas las plataformas, PDF/A también se utiliza como el formato para la gestión de documentos y el intercambio continuado de documentos. Es «papel digital», tan fiable, inalterado y permanente como los documentos en papel de los que estamos acostumbrados a fiarnos.

Variantes de PDF/A

1, 2 o 3 significan componentes de compatibilidad de PDF/A, que son, básicamente, estados de la evolución del formato. El primero fue PDF/A-1; mientras que PDF/A-3 es el último. Cuanto mayor sea el número, más serán las capacidades permitidas en un documento compatible con PDF/A.

b, u y a significan niveles de compatibilidad y definen para qué fin exacto está asegurada la compatibilidad. Es interesante ver que la compatibilidad aumenta exactamente en este orden: de b, que asegura la mínima, a a, que requiere toda la compatibilidad posible según la especificación PDF/A:

• b (de «básica»)

  asegura la preservación visual de un documento al visualizarlo o imprimirlo;

• u (de «unicode»)

  además de b, requiere mapear todos los caracteres a Unicode. Esto garantiza que los textos se puedan visualizar correctamente y que se siguen pudiendo realizar búsquedas en los documentos. ‘u’ se introdujo como nivel separado y empieza solo a partir de PDF/A-2;

• a (de «accesible»)

  además de b, requiere mapear todos los caracteres a Unicode y tener información de la estructura del documento. Esto asegura la preservación y correcta interpretación del contenido del documento y de la estructura lógica (orden de lectura), cuando es interpretada, por ejemplo, por las tecnologías de ayuda.

* El uso de PDF/A-3 no garantiza que esos anexos sigan siendo utilizables en el futuro, tan solo permite su presencia en el documento.

** Por ejemplo, la representación XML del contenido de una factura puede adjuntarse a la representación visual convencional de la factura, lo que permite procesar esa factura en los sistemas ERP tanto manualmente basándose en su «imagen» como automáticamente usando esos datos XML.

¿Cómo comprobar la compatibilidad PDF/A?

ABBYY FineReader PDF, como otros software de PDF consolidados, indica si un documento es compatible con PDF/A y evita así que el usuario realice acciones que lo puedan invalidar, como por ejemplo, añadir una protección con contraseña. Si fuera necesaria una verificación exhaustiva de la compatibilidad PDF/A, existen herramientas de validación de terceros.

ABBYY FineReader admite la creación o conversión de documentos a cualquiera de las variantes PDF/A. La elección de la variante depende de las tareas, los flujos de trabajo y los requisitos del usuario.

Encontrará más información sobre estos y otros tipos de PDF aquí